Welke onderdelen zullen waarschijnlijk gaan veranderen?
Uw organisatie zal worden beoordeeld op de procedures die in uw dagelijkse werk u assisteren bij al uw vraagstukken.
Natuurlijk is uw vraag: “maar wij hebben toch al procedures”?
Het nut en noodzaak van procedures is niet enkel voor de grote ondernemingen maar juist ook voor de kleine ondernemingen.
Is een werkprocedure dan verplicht?
Het antwoord daarop is ja!
Wat is de werkprocedure?
In de werkprocedure zet u de te nemen stappen (op volgorde) om de onderneming aan de hand van de van toepassing zijnde werkprocessen uit te voeren.
Wat is het doel van de werkprocedure?
- De werkprocedure beschrijft en geeft inzicht in de taken die bij uw onderneming van belang zijn en uitgevoerd worden.
- Wanneer de procedures zijn beschreven voor uw onderneming, voorkomt dit fouten.
- Bij de afwezigheid van een medewerker kan de andere medewerker zijn of haar werk overnemen. Bij een juiste procedure zou dit geen probleem moeten zijn. De continuïteit van uw onderneming gaat gewoon door zonder al te veel schade en of achterstand.
- Een werkprocedure hoeft niet uitgebreid te zijn, indien de medewerkers maar begrijpen wat men verwacht.
Hieronder geven wij een voorbeeld van de processen (in de gewijzigde Norm) welke moeten worden beoordeeld tijdens de vernieuwde NEN 4400-1 norm (SNA Keurmerk) en aantoonbaar moeten zijn:
– Naam procedure
– Wie voert procedure uit
– Uitleg procedure
– Doel van de procedure
– Controle of alle stappen zijn uitgevoerd
– Versienummer en datum
– Akkoord leidinggevende
– Procedure (digitale) ondertekening documenten personeelsdossier.
– Processen loonadministratie
– Procedure vaststelling brutoloon
– Procedure vaststelling vakantie- en verlofrechten
– Procedure doorvoeren loonsverhogingen
– Procedure urenverwerking/registratie
– Processen personeelsadministratie
– Procedure identiteitsvaststelling (door een derde) en procedure opbouw personeelsdossier.
– Procedure inhoudingen en/of verrekeningen waaronder huisvesting.
– Processen werk derden
– Procedure inhuur arbeidskrachten van / werk uitbesteden aan ondernemingen met SNA-keurmerk
– Procedure inhuur arbeidskrachten van / werk uitbesteden aan ondernemingen zonder SNA-keurmerk
– Procedure werk uitbesteden of opdracht verstrekken aan ZZP’ers.
Een procedure hoeft niet uitgebreid te zijn, als maar duidelijk is wat men verwacht. Vaak zijn er procedurehandboeken waarin men verschillende werkprocessen beschrijven.