Wat mag ik als werkgever doen met het identiteitsbewijs van mijn werknemers?
U bent als werkgever wettelijk verplicht om een kopie of scan van het identiteitsbewijs op te nemen in uw loonadministratie.
Deze verplichting staat in artikel 28 van de Wet op de loonbelasting.
Doel kopie identiteitsbewijs
U maakt een kopie of scan op het moment dat een werknemer bij u in dienst komt. Zo kunt u later aantonen dat uw werknemers zich goed gelegitimeerd hebben en dat zij legaal in Nederland waren.
Ook bent u verplicht de kopieën voorhanden te hebben bij controles op de werkvloer, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW.
Kopie identiteitsbewijs maken
Op de kopie moeten alle persoonsgegevens staan die ook op het originele identiteitsbewijs staan.
o Nederlands paspoort: maak een duidelijk leesbare kopie van bladzijde 2 met de identificerende gegevens, waarop de pasfoto herkenbaar is. Uit de kopie moet ook de aard en het nummer van het document blijken.
o Buitenlands paspoort: kopieer de de pagina’s waarop de persoonsgegevens staan (naam, nationaliteit, geboortedatum, lengte, BSN-nummer) en een verblijfssticker van de IND. Maak van een identiteitskaart een kopie van de voor- en achterkant.
Bewaren kopie identiteitsbewijs
De kopie moet u ten minste 5 jaar bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeid is beëindigd.
Wat moet ik als werkgever doen als het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt?
Verloopt het identiteitsbewijs van een werknemer terwijl diegene bij u in dienst is? Dan hoeft u niets te doen. U hoeft uw werknemer niet om een nieuw geldig identiteitsbewijs te vragen en daarvan een kopie te maken.
Buitenlandse werknemers
Let op: van werknemers van buiten de Europese Economische Regio (EER) moet u wél altijd een kopie van een geldig identiteitsbewijs in het personeelsdossier bewaren.
Wat mag de inlener of aannemer voor wie ik werk met mijn identiteitsbewijs doen?
U bent in dienst van uw werkgever (de uitlener of onderaannemer), maar u doet werk bij een andere werkgever (de inlener of aannemer). Bijvoorbeeld als uitzendkracht, gedetacheerde of payroller. Als de inlener of aannemer het risico van inleners- of ketenaansprakelijkheid wil beperken, moet deze bij de Belastingdienst uw identiteit kunnen aantonen.
Controleren identiteitsbewijs en gegevens overnemen
Om uw identiteit te kunnen aantonen, kan de inlener of aannemer uw originele identiteitsbewijs controleren (zonder het te kopiëren of in te scannen). Of uw werkgever controleert uw identiteitsbewijs en verstrekt bepaalde gegevens van u aan de inlener of aannemer. De inlener of aannemer legt vervolgens onder meer de volgende gegevens van u vast in zijn administratie:
o naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
o geboortedatum;
o burgerservicenummer (BSN);
o nationaliteit;
o soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur.
Andere verplichte gegevens
Welke gegevens van u de inlener of aannemer nog meer moet vastleggen om het risico van fiscale aansprakelijkheid te beperken, leest u in de volgende twee brochures van de Belastingdienst:
o Aansprakelijkheid voor loonheffingen bij onderaanneming
o Aansprakelijkheid voor loonheffingen en omzetbelasting bij inlening van personeel.
Mag ik als inlener of aannemer een kopie maken van het identiteitsbewijs van een ingeleende werknemer of een werknemer van de onderaannemer?
Nee, u mag geen kopie of scan maken van het identiteitsbewijs van een ingeleende werknemer. Of van een werknemer die door een onderaannemer is ingezet.
Wilt u de identiteit van een ingeleende werknemer – of een werknemer van de onderaannemer – aantonen? Bijvoorbeeld omdat u de identiteit van een uitzendkracht moet aantonen bij de Belastingdienst? Dan mag u geen kopie of scan maken van het identiteitsbewijs. U kunt de identiteit van de betreffende werknemer op een andere manier aantonen.
Bijvoorbeeld door het originele identiteitsbewijs te controleren en daarvan een aantal gegevens over te nemen. Of doordat de uitlener of onderaannemer het originele identiteitsbewijs controleert en u daarvan een aantal gegevens verstrekt.
Gegevens ingeleende werknemer of werknemer van de onderaannemer
Wilt u bijvoorbeeld het risico op de inleners- of ketenaansprakelijkheid beperken? Dan moet u onderstaande gegevens van de ingeleende werknemer – of werknemer van de onderaannemer – in uw administratie opnemen om de identiteit van die werknemer te kunnen aantonen:
o naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
o geboortedatum;
o burgerservicenummer (BSN);
o specificatie van de gewerkte uren;
o nationaliteit;
o soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur;
o als dat van toepassing is, de aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning, notificatie of VAR-verklaring inclusief nummer en geldigheidsduur;
o naam-, adres- en woonplaats van de uitlener en het inschrijvingsnummer van de uitlener bij de Kamer van Koophandel.
Mag ik als uitlener of onderaannemer het BSN van mijn werknemer aan de inlener of aannemer verstrekken?
Ja. Om de inlener of aannemer een beroep te kunnen laten doen op matiging van de inleners- of ketenaansprakelijkheid, mag u het burgerservicenummer (BSN) van uw werknemer verstrekken.
Dit is sinds 1 januari 2017 geregeld in de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN.
Wat mag ik als inlener of aannemer doen met het identiteitsbewijs van een ingeleende werknemers of een werknemer van de onderaannemer van buiten de EER?
Huurt u als inlener of aannemer een werknemer in die niet de nationaliteit heeft van één van de landen van de Europese Economische Regio (EER)? Bijvoorbeeld een uitzendkracht, gedetacheerde of payroller? Dan krijgt u van de werkgever (de uitlener of onderaannemer) een kopie of scan van het identiteitsbewijs van deze werknemer.
De uitlener of onderaannemer is dit verplicht op grond van artikel 15 van de Wet arbeid vreemdelingen.
Vervolgens voert u de volgende stappen uit:
o U stelt de identiteit van de werknemer vast aan de hand van zijn originele identiteitsbewijs.
o U vergelijkt het identiteitsbewijs met de kopie of scan die u van de uitlener of onderaannemer ontvangt.
o U neemt de kopie of scan van het identiteitsbewijs op in uw administratie.
o U bewaart de kopie of scan ten minste 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de (aanneem)overeenkomst van de werknemer is beëindigd.